En prosjektidé (PI) er det første steget i starten på et investeringsprosjekt. Prosjektidéer utarbeides gjerne på bakgrunn av et oppdukkende operativt behov (bottom up) eller på bakgrunn av langtidsplanarbeidet (top down).

​Utarbeidelsen av PI skjer normalt ved at generalinspektørene/tilsvarende sammenfatter de overordnede elementene som utgjør grunnlaget for idéen.

En PI vil være helt avhengig av at arbeidet med å gjennomføre en interessentanalyse er startet, både for å identifisere aktører og for å kunne beskrive behovet på en hensiktsmessig måte, slik at en tidlig får synliggjort eventuelle avhengigheter og følgekonsekvenser.  I PI skal de overordnede funksjonelle behovene, basert på en dokumentert beskrivelse av problemstillingen som søkes løst beskrives. Det bør også dokumenteres noen helt overordnede funksjonelle krav, for å kunne utlede kvantifiserbare effektmål for tiltaket.

En prosjektidé har status som et passivt prosjekt i Forsvarsdepartementets (FDs) prosjektportefølje, dvs. at den ikke er en del av den til enhver tid gjeldende investeringsplan. Først når prosjektidéen er godkjent, endrer den status til mulig prosjekt (MP) eller planlagt prosjekt (PP) og blir en del av investeringsplanen. Når prosjektidéen er godkjent iverksetter FD utarbeidelsen av en konseptvalgutredning (KVU) eller gir Forsvarsmateriell i oppdrag om å utarbeide et sentralt styringsdokument (SSD). 

PI skal enklest mulig beskrive hva idéen går ut på, og inneholde følgende elementer:

1.   Utarbeidelse av prosjektidé (PI)
2.   Hensikt med idéen
3.   Begrunnelse
4.   Behovsbeskrivelse
       -Effektmål
       -Gevinster
5.   Krav
6.   Konseptskisser
        -EBA
        -Materiell
7.   Forutsetninger og usikkerhet
8.   Personellmessige konsekvenser
9.   Utfasing av materiell og EBA
10.   Kostnader
        -Periodisering av investeringskostnaden
        -Driftskostnader
11.   Overordnet tidsplan
12.   Gjennomførbarhet hos BA   
13.   Gjennomførbarhet hos PA   
14.   Koordinering med andre aktører og prosjekter
        -Forventer relasjon til andre systemer
        -Forventer relasjon til prosjekter

Dokumentet forankres av prosjektansvarlig (PE), som normalt er Forsvaret og prosjektansvarlig (PA), som normalt er Forsvarsmateriell og/eller Forsvarsbygg, før den fremsendes FD.